SECRETARIA I

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Art. 77.- Son Funciones de la Secretaria I.

a) Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan al
Área.

b) Tomar dictado, redactar según las indicaciones del Jefe de Área, digitar la correspondencia, preparar la documentación para el despacho del Jefe del Área.

c) Digitar la documentación que sea requerida por el personal del Área.

d) Organizar y mantener actualizado el archivo del Área de acuerdo a las normas vigentes, cuidando de su seguridad, conservación y confidencialidad.

e) Realizar el seguimiento y control, orientar e informar al público usuario sobre la situación de la documentación que se encuentra en trámite en el Área.

f) Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal del Área, recepcionarlos, distribuirlos y cuidar de su seguridad y control.

g) Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documental del Área, así como mantener actualizado el inventario correspondiente

h) Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que sean requeridos por el personal del Área.

i) Organizar la agenda de actividades, concertar citas y reuniones de trabajo para el personal del Área de acuerdo con las indicaciones del Jefe.

j) Organizar el periódico mural del área; preparando notas informativas sobre disposiciones de difusión y otros de comunicación al público usuario en coordinación con el personal del Área.

k) Distribuir a cada oficina de la Unidad de Gestión Educativa los documentos de su competencia.

l) Velar y controlar la distribución de documentos dirigidos a las Instituciones educativas del ámbito jurisdiccional procesados en el área.

m) Otras funciones afines al cargo delegado por el Director de Sistema
Administrativo II.