SECRETARIA II

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Art. 19.- Son funciones de la Secretaria II:

a) Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir la documentación por emitir, manteniendo reserva sobre la misma.

b) Realizar el seguimiento y control de la documentación y mantener informado al
Director de los asuntos de su competencia.

c) Redactar y computarizar las comunicaciones que corresponden a la Dirección. d) Archivar la documentación observando las normas correspondientes.
e) Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documental de la Dirección, así como mantener actualizado el inventario correspondiente

f) Organizar la agenda de actividades, concertar citas y reuniones de trabajo para el personal de la Dirección de acuerdo con sus indicaciones.

g) Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como remitir y Recepcionar documentos vía facsímil y el registro correspondiente, en cumplimiento de las actividades de la Dirección.

h) Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el personal de la
Dirección, recepcionarlos, distribuirlos y cuidar de su seguridad y control.

i) Transcribir y distribuir a cada órgano de la Unidad de Gestión Educativa los documentos de competencia de la Dirección, archivando el original.

j) Orientar e informar al público usuario sobre la situación del documento que se encuentra en trámite en la Dirección

k) Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que sean requeridos por el personal de la Dirección con autorización del Director.

l) Supervisar el trabajo encargado al Oficinista, revisar y corregir la documentación escrita emitida.

m) Realizar las demás funciones afines al cargo que le asigne el Director.